Wie Kapazitätsbuchung Sales- und Delivery-Teams verbindet?

Sales- und Delivery-Teams arbeiten oft auf dasselbe Ziel hin: zufriedene Kunden und erfolgreiche Projekte. Trotzdem sprechen sie nicht immer dieselbe Sprache.

Sales-Teams möchten Deals schnell abschließen, während Delivery-Teams auf realistische Arbeitsbelastungen und die Verfügbarkeit von Ressourcen achten. Dazwischen entstehen oft Zusagen, die nicht mit der Realität oder der vorhandenen Kapazität übereinstimmen. Das führt zu Verzögerungen, Überlastung, Überstunden und Burnout.

Kapazitätsbuchung verbindet diese beiden Welten. Sie macht wichtige Informationen für beide Teams sichtbar – in einer Sprache, die sie beide verstehen – und überbrückt so Lücken und Kommunikationshindernisse.

Alles beginnt meist mit guten Absichten. Sales schließt ein neues Projekt ab – ein großer Erfolg für das Unternehmen. Um den Kunden zufrieden zu stellen, wird ein schneller Projektstart versprochen.

Alles sieht gut aus, bis das Delivery-Team den Kalender prüft. Die Kapazitäten sind bereits ausgebucht. Deadlines überschneiden sich, Ressourcen sind überlastet und der Stress steigt.

Das Problem liegt nicht bei einem der Teams, sondern am fehlenden Datenüberblick. Sales sieht nicht, wie voll die Pipeline wirklich ist, und Delivery weiß nicht immer, was als Nächstes kommt. Beide Teams arbeiten mit Vermutungen statt mit verlässlichen Informationen.

Kapazitätsbuchung sorgt für Transparenz in diesem Prozess.

Bevor ein neuer Deal bestätigt wird, kann Sales die Verfügbarkeit des Teams prüfen. Sie sehen, wer wann und wie lange verfügbar ist. Delivery-Teams können eingehende Projekte verfolgen und sich im Voraus vorbereiten – durch Schulungen, Umverteilungen oder Neueinstellungen.

Mit dieser gemeinsamen Sicht werden Entscheidungen leichter und fundierter:

• ✅ Sales weiß genau, wann ein neues Projekt starten kann.
• ✅ Delivery kann Arbeitslasten ohne Überraschungen planen.
• ✅ Kunden erhalten realistische Zeitpläne, die tatsächlich eingehalten werden können.

Wenn Sales- und Delivery-Teams aufeinander abgestimmt sind, passieren einige wichtige Dinge:

• 1. Versprechen werden verlässlich. Sales muss nicht mehr „hoffen“, dass genug Kapazität vorhanden ist. Jede Zusage basiert auf realer Kapazität.
• 2. Teams arbeiten selbstbewusst. Delivery weiß, was kommt, kann Ressourcen planen, Burnout vermeiden und Projekte im Zeitplan halten.
• 3. Kunden vertrauen dem Prozess. Wenn Projekte pünktlich starten und wie erwartet abgeschlossen werden, fällt das den Kunden auf. Konsistenz schafft Glaubwürdigkeit und führt oft zu Folgeaufträgen.

Ein mögliches Szenario:

Ein Sales-Mitarbeiter steht kurz davor, ein neues Projekt zu bestätigen.

Bevor er dem Kunden ein Startdatum nennt, öffnet er die Kapazitätsansicht in CapaPlanner. Er sieht, dass das Design-Team im nächsten Monat freie Kapazitäten hat, das Development-Team jedoch erst ab Woche sechs verfügbar ist. Statt einen unrealistischen Zeitplan zu versprechen, kommuniziert er klar:

„Wir können im Februar mit dem Design starten und im März die Entwicklung beginnen. So läuft Ihr Projekt reibungslos ohne Verzögerungen.“

Das Delivery-Team schätzt die Transparenz, der Kunde die Ehrlichkeit. Alle gewinnen, weil der Plan von Anfang an realistisch ist.

Kapazitätsbuchung ist nicht nur eine Planungsmethode – sie verbindet Teams durch Datenverfügbarkeit und Transparenz.

Wenn Sales und Delivery aus derselben Sicht arbeiten, gibt es weniger Stress, weniger kurzfristige Änderungen und eine stärkere Zusammenarbeit.

Projekte laufen klarer, und Kommunikation wird proaktiv statt reaktiv.

Kapazitätsbuchung bringt Ambition und Realität in Einklang: Sie hilft Sales, Zusagen zu machen, die Delivery auch erfüllen kann.

Und genau hier beginnt bessere Planung.