Als Ihr Team noch klein war, reichte eine einfache Excel- oder Google-Sheets-Vorlage zur Kapazitätsplanung völlig aus. Sie war schnell, leicht zu bedienen und kostenlos. Aber jetzt, da Ihr Arbeitsaufwand gestiegen ist, merken Sie wahrscheinlich, dass Ihr Team langsamer und weniger produktiv arbeitet. Was früher gut funktionierte, bringt heute Probleme – und vielleicht können Sie nicht einmal genau sagen, warum.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 5 klare Anzeichen dafür, dass Ihre Kapazitätsplanungsvorlage nicht mehr ausreicht – und warum Sie über ein spezialisiertes Tool oder eine SaaS-Lösung nachdenken sollten.
1. Sie springen ständig zwischen Tabs und Tabellen hin und her
Sie haben mit einer Tabelle begonnen. Dann kam ein Kalender hinzu. Dann ein Aufgaben-Tool. Und ehe Sie sich versahen, sprangen Sie ständig zwischen verschiedenen Programmen hin und her, um alles auf dem neuesten Stand zu halten.
Sie versuchen noch, die Arbeit über mehrere Standorte und Abteilungen hinweg zu koordinieren – aber es ist mühsam. Eine kleine Änderung im Projektplan bedeutet manuelle Updates an drei verschiedenen Stellen. Endlose Aktualisierungen. Endlose Nachrichten: Hat jeder die Änderung gesehen? Hat jemand etwas verpasst? Informationen gehen verloren. Und Sie wissen oft gar nicht mehr, wann es schiefgelaufen ist.
2. Niemand weiß, welches die aktuelle Datei ist
Ist das die neueste Version? Wer hat die letzte Änderung gemacht? Wenn Ihr Team viel Zeit damit verbringt, in E-Mails oder Chatverläufen nach der „richtigen Datei“ zu suchen, dann dient Ihre Planungslösung Ihnen nicht mehr.
3. Sie sehen Verfügbarkeit, Auslastung und Rollen nicht auf einen Blick
Mit der Zeit werden Tabellen unübersichtlich und pflegeintensiv. Ihre Übersicht ist eingeschränkt, und Sie können nicht alles gleichzeitig verfolgen: Wer ist verfügbar? Welche Rollen haben sie? Wie stark sind sie bereits ausgelastet? Was ist mit Mitarbeitenden mit mehreren Fähigkeiten, Abteilungsübergreifender oder standortübergreifender Planung? Mit Tabellen nahezu unmöglich.
4. Kapazitätsprognosen basieren auf Bauchgefühl
Wie werden Aufgaben bei Ihnen verteilt? Nach Bauchgefühl? Nach dem Zufallsprinzip? Wenn Ihre Planung noch immer auf Bauchgefühl oder manuellen Kalkulationen beruht, ist proaktives Handeln schwierig. Tabellen können sich nicht dynamisch an Veränderungen in der Nachfrage, an Verzögerungen oder an Prioritätswechsel anpassen. Dasselbe gilt für Urlaubszeiten. Wenn sich Umstände ständig ändern, sind verlässliche Prognosen mit Tabellen kaum machbar.
5. Sie verbringen mehr Zeit mit der Pflege der Vorlage als mit der Planung selbst
Wenn das Aktualisieren Ihrer Vorlage zur Vollzeitaufgabe wird, läuft etwas falsch. Ihr Fokus sollte auf strategischen Entscheidungen liegen – nicht auf Formatierungen, Fehlerkorrekturen, Formeländerungen oder Dateiablagen. Wenn Ihr Team die meiste Zeit mit solchen Aufgaben verbringt, ist es Zeit für ein Upgrade Ihrer Planungslösung.
Wenn Ihnen diese Szenarien bekannt vorkommen, sind Sie den Tabellen entwachsen. Dann ist es an der Zeit, über eine moderne Softwarelösung nachzudenken – wenn Sie weiterhin produktiv und wettbewerbsfähig bleiben wollen.
Starten Sie mit einer Software für Kapazitätsplanung
Vorlagen sind ein guter Startpunkt für kleine Teams. Aber sobald Ihr Team wächst oder Ihre Projekte komplexer werden, können sie schnell unübersichtlich, fehleranfällig und zeitintensiv werden. Dann wird eine spezialisierte Softwarelösung nicht nur hilfreich – sondern notwendig.
Und die gute Nachricht? Es muss nicht kompliziert sein.
Viele moderne Tools bieten alle wichtigen Funktionen – ohne lange Einarbeitung oder unnötige Komplexität. Wenn Sie eine Lösung suchen, die genauso einfach wie Ihre Tabelle ist – aber flexibler und übersichtlicher – probieren Sie CapaPlanner.
Eine moderne Kapazitätsplanungssoftware wie CapaPlanner bringt alle Projekte und Rollen an einem Ort zusammen, damit Ihr Team koordiniert und effizient arbeiten kann. Es unterstützt agile Planung, visuelle Auslastungs- und Verfügbarkeitsübersicht sowie bereichsübergreifende Zusammenarbeit.
