HR, PM, Finance und Sales durch Kapazitätsplanung verbinden

Wenn Abteilungen nicht miteinander sprechen, geraten Projekte ins Stocken. Doch manchmal liegt das Problem nicht an fehlender Kommunikation – sondern daran, dass sie unterschiedliche Sprachen sprechen.

• • HR spricht über Verfügbarkeiten
• • Sales spricht über Ziele
• • Projektmanager sprechen über Deadlines
• • Finance spricht über Budgets

Oft liegen all diese Informationen verstreut in verschiedenen Tabellen und Meetings. Das Ergebnis? Unterschiedliche Erwartungen, unausgewogene Ressourcen, Verzögerungen und verpasste Chancen.

Kapazitätsplanung wird häufig als Tool im Projektmanagement gesehen – zum Ausbalancieren von Zeitplänen, Aufgaben und Teamverfügbarkeiten. Doch das ist zu kurz gedacht.

Heute ist Kapazitätsplanung ein Tool für das gesamte Unternehmen. Es verbindet Teams abteilungsübergreifend und hilft, bessere Entscheidungen auf Unternehmensebene zu treffen.

• • HR muss sehen, wer verfügbar ist, welche Fähigkeiten fehlen und ob Weiterbildung oder Neueinstellung die bessere Option ist.

• • Finance muss Arbeitskosten prognostizieren und verstehen, wie Projektzeitpläne Budgets beeinflussen.

• • Sales muss Abschlüsse mit realistischen Lieferzeitpunkten und verfügbaren Kapazitäten abstimmen.

Jede Abteilung betrachtet Kapazität aus ihrer eigenen Perspektive:

• • Finance sieht Kosten pro Stunde

• • HR sieht Mitarbeiteranzahl und Verfügbarkeit

• • Sales und Projektmanager sehen benötigte Stunden zur Umsetzung

Ohne ein gemeinsames System, das diese Daten in einer für jede Abteilung verständlichen Sprache ausgibt, arbeiten Teams isoliert – mit oft widersprüchlichen Entscheidungen.

Deshalb gibt CapaPlanner Daten auf drei Wegen aus:

• • Stunden für PMs

• • Kopfanzahl für HR

• • Währungswerte für Finance

Wenn Abteilungen gemeinsam planen, wird alles agiler:

• ✅ HR kann den Einstellungsbedarf auf Basis realer Nachfrage planen – statt zu raten.

• ✅ Finance kann Budgets gezielt einsetzen – ohne böse Überraschungen.

• ✅ Sales kann Zusagen machen – basierend auf realer Lieferfähigkeit.

• ✅ PMs können Aufgaben verschieben oder umplanen – mit voller Transparenz.

Diese Klarheit führt zu weniger Verzögerungen, gezielteren Neueinstellungen und einer besseren Ausrichtung auf langfristige Unternehmensziele.

Bei CapaPlanner haben wir unser Tool mit einem Ziel entwickelt: Planung für jedes Team einfacher und besser zu machen.

Wir glauben:

• • Planung sollte auf realer Kapazität basieren – nicht auf Vermutungen.

• • Jede Abteilung braucht Einsicht in denselben Plan – in ihrer Sprache.

• • Abteilungsübergreifende Planung führt zu schnelleren Entscheidungen, weniger Engpässen und besseren Ergebnissen

Kapazitätsplanung ist kein exklusives PM-Dashboard mehr. Es ist ein strategisches Werkzeug für das gesamte Unternehmen. Wenn HR, PM, Finance und Sales dieselbe Sprache sprechen, wird Ihr Unternehmen schneller, smarter und erfolgreicher.