Wie halten Sie Projekte während des Teamurlaubs am Laufen?

Ihr Team braucht Auszeiten. Urlaub ist kein Luxus – er ist wichtig für Wohlbefinden, Kreativität und Produktivität. Aber Ihre Projekte? Sie pausieren nicht nur, weil Teammitglieder im Urlaub sind. Deadlines laufen weiter, und Kunden erwarten Ergebnisse und Verbindlichkeit.

Stellen Sie sich vor, es ist August und gleich mehrere Teammitglieder sind gleichzeitig im Urlaub: die Projektleitung, ein Entwickler, eine Designerin und sogar die Marketing-Spezialistin. Aufgaben stapeln sich, Entscheidungen verzögern sich, und der Fortschritt stockt.

Die eigentliche Herausforderung lautet: Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Projekte reibungslos weiterlaufen, auch wenn Teammitglieder im Urlaub sind? Wie verhindern Sie, dass mehrere Abwesenheiten das ganze Projekt ausbremsen?

Hier sind einige praktische Tipps, wie die Arbeit weiterläuft – selbst wenn das halbe Team am Strand liegt.

Urlaub darf keine Überraschung sein. Bitten Sie Ihr Team, Urlaube so früh wie möglich einzutragen und direkt in die Projektplanung einzubeziehen. Wenn Abwesenheiten sichtbar sind, können Sie realistische Meilensteine setzen und Überversprechen vermeiden. Urlaubsplanung ist auch Projektplanung.

Der schnellste Weg ins Chaos ist, wenn Wissen nur bei einer Person liegt. Legen Sie immer eine Vertretung fest. Auch wenn diese nicht 100 % der Aufgaben übernehmen kann, sorgt ein einfaches Briefing oder eine Übergabe dafür, dass die Arbeit weitergeht.

Nicht jede Aufgabe erfordert tiefes Fachwissen. Manche Tätigkeiten können auch von anderen Rollen übernommen werden. Schulen Sie Ihr Team funktionsübergreifend, sodass sich Kompetenzen überschneiden. Diese Flexibilität – ob durch Training oder gemeinsame Arbeit – schafft Resilienz. So bleibt die Arbeit nicht liegen, wenn jemand ausfällt.

Wenn Teammitglieder im Urlaub sind, ist es Zeit, den Fokus zu schärfen. Nicht jede Aufgabe ist dringend oder muss in dieser Zeit erledigt werden. Fragen Sie sich:

• - Was muss unbedingt während dieser Phase erledigt werden?
• - Was kann warten, bis das Team zurück ist?

Durch das Neusetzen von Prioritäten vermeiden Sie Stress und sichern die Qualität der Arbeit.

E-Mail-Pingpong hilft nicht, wenn es um Urlaubsübersichten geht. Die meisten merken sich nicht genau, wer wann da ist. Nutzen Sie spezielle Tools für volle Transparenz und einen klaren Überblick über Abwesenheiten und Verfügbarkeiten.

Abwesenheiten können Unsicherheit bei Kunden erzeugen – vor allem, wenn Zeitpläne betroffen sind. Kommunizieren Sie offen, wann Teammitglieder zurück sind und welche Timeline realistisch ist. Proaktive Kommunikation schafft Vertrauen und verhindert Unzufriedenheit.

Urlaub muss Ihre Arbeit nicht stoppen. Mit der richtigen Vorgehensweise fällt er kaum ins Gewicht. Planen Sie voraus, legen Sie Vertretungen fest und bleiben Sie flexibel – so laufen Projekte weiter, während Ihr Team die Erholung bekommt, die es braucht.

Denn ein erholtes Team liefert nicht nur – es liefert besser.