Warum Ressourcenverfügbarkeit oft falsch eingeschätzt wird

Ressourcenverfügbarkeit wirkt auf den ersten Blick ziemlich einfach.

Du hast ein Team.
Sie arbeiten 40 Stunden pro Woche.
Du multiplizierst die Stunden und planst entsprechend.

Und trotzdem ändern sich Pläne ständig. Deadlines werden nicht eingehalten, und Teams fühlen sich überlastet, obwohl die Zahlen etwas anderes sagen.

Das liegt meist nicht daran, dass dein Team schlecht plant. Sondern daran, dass Ressourcenverfügbarkeit fast immer missverstanden wird.

Hier ist warum:

Die meisten Planungen beginnen mit Stunden.

• - „Tom ist 40 Stunden verfügbar“
• - „Diese Aufgabe dauert 10 Stunden“
• - „Anna ist 15 Stunden verfügbar“

Aber Verfügbarkeit ist nicht nur Zeit im Kalender.
Denk an eine typische Woche:

• - Meetings
• - E-Mails, Nachrichten, Status-Updates
• - Anderen helfen
• - Kontextwechsel
• - Kleine ungeplante Aufgaben

All das wird oft nicht als „Arbeit“ gezählt, verbraucht aber jeden Tag Kapazität.

Wenn jemand für 40 Stunden eingeplant ist, liegt die tatsächlich produktive Verfügbarkeit oft eher bei 25–30 Stunden. Manchmal sogar darunter.

Wenn Pläne diese Aspekte nicht berücksichtigen, scheitern sie sehr wahrscheinlich.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Annahme, jede Stunde sei gleich.

Arbeit hat unterschiedliche Energie- und Fokusanforderungen, die oft ignoriert werden.

• - Tiefgehende Arbeit braucht ununterbrochene Zeit
• - Kreative Arbeit passt nicht zwischen Meetings
• - Komplexe Aufgaben werden langsamer, wenn sie über viele Tage verteilt werden

Zwei Personen können beide „8 Stunden verfügbar“ sein – und trotzdem sehen diese Stunden völlig unterschiedlich aus.

Ein Plan, der Fokus, Energieniveau oder Aufgabentyp ignoriert, ist kein realistischer Plan.

Pläne gehen oft davon aus, dass Menschen immer nur an einer Sache gleichzeitig arbeiten. In der Praxis ist das selten so.

Eine Person kann gleichzeitig eingeplant sein für:

• - Zwei Projekte
• - Drei Kund:innen
• - Laufenden Support
• - Plus „nur noch eine kleine Aufgabe“ hier und da

Jeder Wechsel hat seinen Preis. Mit jedem Kontextwechsel geht Zeit verloren – und das jeden Tag. Wenn Verfügbarkeit diese Realität nicht widerspiegelt, wird sie überschätzt.

Urlaub, Krankheit, Trainings und Feiertage werden oft als „Ausnahmen“ betrachtet.

Dabei sind sie völlig normal.

Wenn Verfügbarkeit auf einem „perfekten“ Monat basiert, erzeugt jede Abwesenheit Druck. Teammitglieder kompensieren dann, indem sie länger arbeiten oder Dinge verkürzen.

Ein realistischerer Ansatz ist, Abwesenheiten von Anfang an einzuplanen.

Prognosen gehen oft davon aus, dass die heutige Verfügbarkeit auch nächsten Monat noch gilt.

Doch Verfügbarkeit verändert sich:

• - Prioritäten verschieben sich
• - Neue Anfragen tauchen auf
• - Dringende Aufgaben kommen dazu
• - Menschen brennen aus oder werden langsamer

Wenn Prognosen diese Dynamik ignorieren, bereiten sie nicht wirklich auf das Kommende vor.

Ein weiteres Problem: Verfügbarkeit wird oft pro Person berechnet, nicht auf Teamebene.

Du kannst haben:

• - Eine überlastete Person
• - Eine andere mit freien Kapazitäten
• - Und trotzdem verpasste Deadlines

Warum? Weil Fähigkeiten, Abhängigkeiten und Timing eine Rolle spielen.

Verfügbarkeit ist nicht nur „wer hat Zeit“, sondern wer kann die Arbeit erledigen, wann, und ohne andere zu blockieren.

Ohne diese Sicht bleiben Kapazitätsprobleme unsichtbar.

Statt zu fragen:
„Wie viele Stunden haben wir?“

Frag lieber:

• - Wie viel fokussierte Zeit haben Menschen wirklich?
• - Was konkurriert im Hintergrund um ihre Aufmerksamkeit?
• - Woher kommen die meisten Unterbrechungen?
• - Welche Arbeit braucht Kontinuität, um voranzukommen?
• - Welche Annahmen treffen wir über die kommenden Wochen?

Schon kleine Änderungen machen Planung realistischer.

Zum Beispiel:

• - Mit 70–80 % Verfügbarkeit planen statt mit 100%.
• - Zeit für Meetings, Abstimmung und Support reservieren.
• - Verfügbarkeitsannahmen regelmäßig überprüfen.

Warum ist das wichtig?

Wenn sich Teams trotz „vernünftiger Pläne“ ständig im Rückstand fühlen, liegt das Problem im Modell.

Verfügbarkeit mit Tools wie CapaPlanner sichtbar, realistisch und anpassbar zu machen, wird Überraschungen nicht vollständig beseitigen – aber die meisten davon vorhersehbar oder zumindest beherrschbar machen.