Planung in unsicheren Zeiten: Wie man mit „What If“-Workloads umgeht

Im Geschäftsalltag begegnen Sie ständig Unsicherheiten:

• - Ein Kunde unterschreibt ein großes Projekt früher als erwartet.
• - Ein wichtiger Lieferant verzögert die Lieferung.
• - Einige Teammitglieder melden sich kurz vor einer Projektdeadline krank.

Das sind genau die Momente, die selbst die besten Pläne ins Wanken bringen können.

Aber können wir solche Situationen zumindest vorhersagen oder uns darauf vorbereiten?

Ein „What If“-Workload ist die potenzielle Menge an Arbeit, die für Ihr Team entstehen könnte – und wenn sie eintritt, kann sich alles ändern.

Beispiele für solche Szenarien sind:

• • Gewinn (oder Verlust) eines großen Projekts mitten im Jahr
• • Unerwartete Fluktuation oder langfristige Ausfälle von Mitarbeitenden
• • Saisonale Nachfragespitzen
• • Verzögerungen in der Lieferung
• • Neue Vorschriften, die den Projektumfang beeinflussen

Auch wenn Sie nicht alles vorhersehen können, was Ihrem Projekt widerfahren wird, können Sie sehr wohl planen, wie Sie darauf reagieren. Möglich wird das durch Szenario-Modellierung.

Szenario-Modellierung ist eine Art „Generalprobe“ für Ihre Arbeitslast. Sie erlaubt es, verschiedene Zukünfte zu testen, bevor sie tatsächlich eintreten.

Mit einer Kapazitätsplanungssoftware wie CapaPlanner können Sie simulieren:

• ✅ Best-Case-Szenarien:

  Alles läuft wie geplant und alle Ressourcen sind verfügbar.

• ✅ Worst-Case-Szenarien:

  Schlüsselmitarbeiter fallen aus, Liefertermine verschieben sich oder die Arbeitslast steigt.

• ✅ Wahrscheinlichste Szenarien:

  Ausgewogene Prognosen, die sowohl Risiken als auch Chancen berücksichtigen.

Durch den Vergleich dieser Szenarien erkennen Sie genau, welche Auswirkungen sie auf haben:

• • Liefertermine
• • Ressourcenverfügbarkeit
• • Budget
• • Arbeitslastverteilung

Wenn Sie sich nicht auf potenzielle Verschiebungen in der Arbeitslast vorbereiten, riskieren Sie:

• • Überlastung des Teams — indem Aufgaben an bereits überlastete Mitarbeitende vergeben werden
• • Verpasste Deadlines — wenn zusätzliche Aufgaben unerwartet auftauchen
• • Ressourcenverschwendung — durch unnötige Neueinstellungen oder Gerätemieten
• • Beschädigte Kundenbeziehungen — weil Sie reagieren, statt proaktiv zu liefern

Und das Schlimmste daran: Die Kosten sind nicht nur operativ, sondern auch emotional. Wenn Ihr Team ständig im „Notfallmodus“ arbeitet, droht schnelleres Burnout.

Szenario-Modellierung geht über die reine Risikoerkennung hinaus – sie unterstützt auch die Entscheidung, was zu tun ist, wenn Risiken eintreten.

Praktische Schritte für die Szenario-Modellierung sind zum Beispiel:

• • Backup-Zuweisungen für kritische Aufgaben erstellen
• • Flexible Ressourcen einplanen, die zwischen Projekten wechseln können
• • Triggerpunkte setzen – klare Signale, wann ein Notfallplan aktiviert werden muss
• • Szenarien mit Stakeholdern kommunizieren, damit jeder den Plan B (und C) kennt

Szenario-Modellierung hilft Ihnen, Unsicherheit besser zu begegnen und die Kontrolle darüber zu behalten, wie Ihr Team auf neue Herausforderungen reagiert.

Beim nächsten unerwarteten Problem wissen Sie bereits:

• • Wie es sich auf Ihre Zeitpläne auswirkt?
• • Welche Ressourcen Sie benötigen?
• • Welche Projekte angepasst werden müssen?

Wenn Unsicherheit eintritt, sorgt CapaPlanner dafür, dass Ihr Plan trotzdem funktioniert. Sie sind vorbereitet und in der Lage, jede Unsicherheit in berechenbare Ergebnisse zu verwandeln.