Fehler bei der Aufgabenverteilung, die versteckte Engpässe erzeugen

Manche Engpässe sind leicht zu erkennen – zum Beispiel, wenn ein Teammitglied im Urlaub ist oder sich eine Deadline verschiebt. Aber die anderen? Sie bleiben verborgen und sind schwer zu entdecken, bis sie die Arbeit spürbar verlangsamen.

Die meisten dieser Probleme entstehen durch die Art und Weise, wie Aufgaben verteilt werden. Wenn die Aufgabenverteilung – selbst nur leicht – danebenliegt, entstehen versteckte Engpässe, die sich erst später im Prozess zeigen.

In diesem Artikel schauen wir uns die Fehler bei der Aufgabenverteilung an, die diese versteckten Blockaden verursachen und den Workflow ausbremsen.

Auf dem Papier hat jemand vielleicht Kapazität. In der Realität kann es aber sein, dass diese Person:

• - mehr Zeit braucht als eine spezialisierte Person
• - von einer anderen Person abhängig ist
• - zusätzliche Übergaben benötigt
• - den Kontext oder die nötigen Fähigkeiten nicht mitbringt

Das führt zu einem versteckten Engpass: Eine Aufgabe ist zwar zugewiesen, kommt aber nicht voran.

Praxisbeispiel:
Eine Designerin ist „frei“, also weist du ihr eine stark UX-lastige Aufgabe zu. Sie wartet jedoch auf Input vom Product Manager, der bereits überlastet ist. Die Designerin kommt nicht weiter. Die Aufgabe verzögert sich – obwohl die Person eigentlich verfügbar war.

Lösung:
Ordne Aufgaben nach tatsächlichen Fähigkeiten und Abhängigkeiten zu, nicht nach freien Kalenderlücken. Tools zur Kapazitätsplanung (wie CapaPlanner 😉) helfen dabei, Skills, Auslastung und Abhängigkeiten an einem Ort sichtbar zu machen, sodass Aufgaben nicht blind delegiert werden.

Jedes Team hat jemanden, der Aufgaben besonders schnell erledigt.

Natürlich bekommt diese Person dann immer mehr Arbeit. Langfristig entsteht dadurch jedoch ein Engpass.

Was passiert?

• - Die Person brennt aus
• - Sie wird zur einzigen Person, die bestimmte Aufgaben beherrscht
• - Ihr Backlog wächst, während andere auf sie warten

Praxisbeispiel:
Ein schneller Entwickler wird zum inoffiziellen „Problemlöser“ für dringende Aufgaben. Bald stapeln sich seine Tasks, und das ganze Team wird langsamer, weil alles von einer Person abhängt.

Lösung:
Verteile Aufgaben nach dem Gesamtfluss der Arbeit – nicht nur nach Geschwindigkeit.

Eine Aufgabe muss nicht groß sein, um zum Engpass zu werden.

Oft sind es die kleinen Dinge, die blockieren:

• - Warten auf ein kurzes Review
• - Eine fehlende Datei
• - Ein kurzer Abstimmungstermin
• - Eine ausstehende Freigabe
• - Unklare Zuständigkeiten

Diese Mikro-Abhängigkeiten sammeln sich an und blockieren schließlich den Prozess.

Praxisbeispiel:
Eine Autorin stellt einen Blogentwurf pünktlich fertig, doch er liegt drei Tage herum, weil der Reviewer beschäftigt ist. Der Reviewer braucht nur 15 Minuten, aber weil diese Zeit fehlt, verzögern sich Design, SEO und Veröffentlichung. So wird eine kleine Abhängigkeit zu einem echten Blocker.

Lösung:
Plane auch kleine Schritte bewusst ein. Gehe nicht davon aus, dass „kurz“ immer wirklich kurz ist. Gib ihnen immer Platz im Zeitplan.

Zwei Aufgaben können beide auf „4 Stunden“ geschätzt sein – und trotzdem völlig unterschiedlich sein. Eine Aufgabe kann:

• - tiefe Konzentration erfordern
• - häufige Kontextwechsel nötig machen
• - Koordination mit anderen verlangen
• - leicht unterbrochen werden

Nicht alle „4-Stunden-Aufgaben“ funktionieren im echten Arbeitsalltag gleich.

Versteckter Engpass: Du denkst, jemand kann alle Aufgaben übernehmen, weil die Stunden passen – mental passt es aber nicht.

Praxisbeispiel:
Eine Support-Leitung bekommt drei „einfache“ Aufgaben zusätzlich, arbeitet aber in einem stark unterbrechungsreichen Umfeld. Alles verzögert sich, während jemand mit mehr Ruhe diese Aufgaben schnell erledigen könnte.

Lösung:
Berücksichtige den Kontext, nicht nur die Arbeitsstunden.

Kalender zeigen nicht:

• - besonders meetinglastige Tage
• - die besten Fokuszeiten
• - Phasen für Deep Work
• - Kommunikationsverzögerungen
• - die Kosten ständiger Aufgabenwechsel

Der Engpass liegt hier nicht in der Aufgabe, sondern im Timing.

Praxisbeispiel:
Eine Aufgabe wird für Mittwoch eingeplant. Mittwoch ist jedoch der vollste Tag der Woche mit Meetings ohne Pause. Die Aufgabe rutscht auf Donnerstag.

Lösung:
Plane rund um die tatsächlichen Arbeitsmuster.

Engpässe entstehen selten plötzlich. Sie bauen sich langsam auf.

Ohne regelmäßige Reviews wachsen sie unbemerkt, bis etwas bricht.

Praxisbeispiel:
Ein Team denkt, alles läuft gut – bis plötzlich eine Woche kommt, in der nichts mehr rechtzeitig fertig wird. Im Rückblick zeigt sich: Die Verzögerungen begannen bereits drei Wochen früher, aber niemand hat den Aufgabenfluss rechtzeitig überprüft.

Lösung:
Mache wöchentliche Reviews der Aufgabenverteilung zur festen Gewohnheit.

Aufgabenverteilung bedeutet nicht nur, Kalender zu füllen, sondern auch unsichtbare Blocker zu verhindern, bevor sie zu echten Engpässen werden. Wenn Teams Aufgaben nach Fähigkeiten zuordnen, Mikro-Abhängigkeiten berücksichtigen und Arbeitsmuster verfolgen, verbessert sich der gesamte Arbeitsprozess.

Genau dafür gibt es Tools wie CapaPlanner: um das Unsichtbare sichtbar zu machen.

Wenn du weniger Überraschungen und weniger versteckte Engpässe willst, beginne damit, die Aufgabenverteilung zu verbessern.

Die meisten Engpässe entstehen nicht durch große Probleme, sondern durch kleine Details, die unbemerkt bleiben.